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El Pleno del Ayuntamiento de Tudela, en sesión celebrada el día 30 de Septiembre de 2005, acordó aprobar la Creación de la Comisión de Selección, Valoración y Expurgo Documental, a tenor del artículo 9 del Reglamento del Archivo Municipal de Tudela.
Tiene por finalidad el estudio, propuesta y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de todos los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por el Ayuntamiento de Tudela y por los organismos y entidades de él dependientes, cualquiera que sea su soporte e incluyendo los documentos electrónicos de cualquier tipo.
Fundamentalmente, la Comisión tiene en su proceso, tres etapas: identificación, análisis y evaluación.
Esta función va encaminada a reconocer la documentación que será objeto de eliminación o conservación permanente. Con la finalidad de saber y determinar la calidad de información que los documentos contienen y determinar la cantidad de los documentos a seleccionar. Para ello se identifica de cada serie documental los caracteres internos y externos de los documentos (procedencia, origen funcional, tipología, fechas extremas, contenido, significado, volumen, forma), estado de conservación. Ello permitirá tomar conocimiento sobre el significado de la documentación, producto de qué funciones son, su contenido, evolución que ha tenido, si son etapas importantes o son sólo rutinas que determinarán su importancia.
Esta función va encaminada a profundizar algunos de los datos obtenidos en la identificación. Su finalidad es determinar para qué sirvió la documentación y qué valor tiene dentro de la institución municipal. Para ello se analiza el origen funcional y el contenido para determinar las etapas que tuvo durante su trámite, el motivo de su emisión, los asuntos que resolvió, los orígenes y características específicas de la documentación y a qué función responden.
Función por la cual se aplican los valores legales, culturales históricos e institucionales a los documentos. Su finalidad es determinar el valor temporal o permanente de los documentos. Para ello es necesario conocer qué documentos son importantes para la institución, el que se obtendrá mediante entrevistas con los funcionarios para determinar con ellos los valores que se deberán aplicar.
En atención a la formación regulada por el acuerdo de Pleno ya referenciado, esta Comisión Calificadora se constituyó el pasado día 3 de Marzo de 2011, de la manera siguiente:
12 mayo 2023
12 mayo 2023
07 marzo 2023
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