Archivo Municipal: comisión calificadora

El Pleno del Ayuntamiento de Tudela, en sesión celebrada el día 30 de Septiembre de 2005, acordó aprobar la Creación de la Comisión de Selección, Valoración y Expurgo Documental, a tenor del artículo 9 del Reglamento del Archivo Municipal de Tudela.

Tiene por finalidad el estudio, propuesta y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de todos los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por el Ayuntamiento de Tudela y por los organismos y entidades de él dependientes, cualquiera que sea su soporte e incluyendo los documentos electrónicos de cualquier tipo.

Fundamentalmente, la Comisión tiene en su proceso, tres etapas: identificación, análisis y evaluación.

Identificación

Esta función va encaminada a reconocer la documentación que será objeto de eliminación o conservación permanente. Con la finalidad de saber y determinar la calidad de información que los documentos contienen y determinar la cantidad de los documentos a seleccionar. Para ello se identifica de cada serie documental los caracteres internos y externos de los documentos (procedencia, origen funcional, tipología, fechas extremas, contenido, significado, volumen, forma), estado de conservación. Ello permitirá tomar conocimiento sobre el significado de la documentación, producto de qué funciones son, su contenido, evolución que ha tenido, si son etapas importantes o son sólo rutinas que determinarán su importancia.

Análisis

Esta función va encaminada a profundizar algunos de los datos obtenidos en la identificación. Su finalidad es determinar para qué sirvió la documentación y qué valor tiene dentro de la institución municipal. Para ello se analiza el origen funcional y el contenido para determinar las etapas que tuvo durante su trámite, el motivo de su emisión, los asuntos que resolvió, los orígenes y características específicas de la documentación y a qué función responden.

Evaluación

Función por la cual se aplican los valores legales, culturales históricos e institucionales a los documentos. Su finalidad es determinar el valor temporal o permanente de los documentos. Para ello es necesario conocer qué documentos son importantes para la institución, el que se obtendrá mediante entrevistas con los funcionarios para determinar con ellos los valores que se deberán aplicar.

En atención a la formación regulada por el acuerdo de Pleno ya referenciado, esta Comisión Calificadora se constituyó el pasado día 3 de Marzo de 2011, de la manera siguiente:

Presidente:
Luis Casado Oliver, Alcalde-Presidente Ayuntamiento de Tudela
Vicepresidente
Beatriz Pérez Sánchez, Archivera Municipal
Secretario:
Enrique Mateo Sanz, Secretario del Ayuntamiento de Tudela.
Vocales:
- Francisco Ciria Pérez, en representación del Interventor General del Ayuntamiento de Tudela
- Mª Teresa Sola Landa, en representación del Archivo Central del Gobierno de Navarra
- Isabel Ostolaza, como experta en historia contemporánea, designada por la Universidad Pública de Navarra
- Mercedes Terrén Miramón, en representación de usuarios e investigadores designada por alcaldía.
- Iñigo Pérez Ochoa, Auxiliar Técnico de Archivo en el Archivo Municipal de Tudela